Documentación de un curso bonificado: cuándo generar cada documento

Equipo Cuadernal6 de noviembre de 2026

Un cronograma para generar cada documento de un curso bonificado en su momento: qué va antes de empezar, qué no se puede rehacer y qué tiene plazo propio.

Documento con 3 campos variables unidos a celdas de datos, sobre fondo claro, con la etiqueta «Documentación».

Saber qué papeles lleva un curso bonificado es la mitad del trabajo, y para eso ya tienes la checklist de documentación obligatoria. Este artículo responde a la otra mitad: cuándo generar cada documento. Algunos solo se pueden conseguir en su momento, otros tienen plazo y otros se preparan mejor antes de que empiece el curso. Si los colocas en un cronograma, el expediente se va cerrando solo y no hay que reconstruir nada meses después.

Todo lo que sigue se refiere a la formación bonificada, la que se paga con el crédito de FUNDAE. Los plazos son los vigentes para las acciones de 2026.

Cronograma por grupo

Usa esta plantilla para cualquier grupo. I es el día de inicio y F, el día de fin. Sustituye las letras por fechas reales y tendrás el calendario documental de ese curso.

Antes de todo: contrato de encomienda, si interviene una entidad organizadora.
Antes de I, con 15 días hábiles por delante: información a la representación legal de las personas trabajadoras (RLPT), si la hay, con constancia de la entrega.
Antes de comunicar: programa del curso y datos del grupo.
Hasta I menos 2 días naturales: comunicación de inicio.
Cada sesión, entre I y F: control de asistencia o registro de conexiones.
De I a F en teleformación: registros de actividad y controles de aprendizaje.
En F: cuestionario de calidad y evaluación.
Desde F y antes de bonificar: notificación de finalización.
Hasta F más 2 meses: certificado o diploma, con constancia de entrega.
Antes de cerrar el boletín de diciembre: facturas pagadas y contabilizadas.
Durante cuatro años: custodia de todo el expediente.

Antes de empezar: lo que da derecho a bonificar

Contrato de encomienda. Si la empresa encarga la organización a una entidad externa, fírmalo lo primero: la organizadora debe indicar en la aplicación la fecha del acuerdo al dar de alta a cada empresa. FUNDAE ofrece un modelo y aconseja firmarlo por duplicado.

Información a la RLPT. Es el documento que más antelación pide. La empresa debe solicitar informe antes de iniciar la formación y entregar los datos que marca la norma, entre ellos el calendario previsto y el balance del ejercicio anterior. La RLPT tiene 15 días para responder, y FUNDAE los indica como hábiles. No cumplirlo impide adquirir el derecho a la bonificación. Guarda el recibí y, cuando lo haya, el informe.

Programa y datos de la acción. La aplicación pide modalidad, duración, objetivos y contenidos. Conviene cerrarlos en este momento, porque todo lo posterior, desde la factura hasta el diploma, los repetirá. En teleformación, deja también lista la guía didáctica.

Comunicación de inicio. Se hace en la aplicación hasta dos días naturales antes de empezar, y la cancelación o un cambio de horario, fecha o localidad, con un día de antelación. En aula virtual se indican además el medio y el enlace de conexión.

Durante el curso: lo que no se puede rehacer

Esta es la fase donde el momento importa de verdad, porque estos documentos prueban lo que pasó en cada sesión:

Presencial: control de asistencia en cada sesión. FUNDAE ofrece un modelo, y la norma admite la firma digitalizada o biométrica y la herramienta Firmasistencia.
Aula virtual: registro de conexiones generado por la herramienta, con participantes, fechas y tiempos. Descárgalo al terminar cada sesión para no depender de la herramienta después. La declaración responsable del participante es solo para cuando la herramienta no genere ese registro.
Teleformación: registros de actividad de participantes y tutores, incluida la asistencia tutorial, y controles de aprendizaje. Revísalos a mitad de curso: finaliza quien hace al menos el 75 % de los controles, no quien pasa más horas conectado.

Un cambio de formador se actualiza directamente en la aplicación, y cualquier otro cambio con el curso en marcha va por «Incidencias», comunicado antes de producirse y con su justificación documental.

Al terminar: lo que tiene plazo propio

Cuestionario de calidad. Se entrega a los participantes al acabar, y la empresa debe recopilarlo y custodiarlo. En presencial, puede rellenarse el último día en Firmasistencia. Si lo dejas para después, te tocará perseguir a cada alumno.

Evaluación. FUNDAE pide evaluar el aprovechamiento y conservar la acreditación. Decide el resultado de cada participante antes de emitir nada, porque de ahí sale el documento que le toca: diploma si ha habido aprovechamiento y certificado de asistencia si no. El modelo de certificado de aprovechamiento te sirve de base.

Notificación de finalización. Se hace desde la fecha de fin y antes de aplicar la bonificación, con los participantes que han finalizado (75 % de las horas o de los controles), los costes, y la cuantía y el mes de bonificación. Hazla pronto: el artículo sobre la finalización explica el tope, y tienes hasta el día 20 del mes siguiente para corregir datos.

Certificado o diploma. Hay un máximo de dos meses desde el fin de la acción, y debe constar que cada persona lo ha recibido. Con los datos del grupo ya grabados, la aplicación puede emitirlos cumplimentados. Debe figurar como mínimo la denominación, los contenidos, los días y las horas, con detalle de modalidad. Si la formación lleva a un certificado profesional (antes, de profesionalidad), se acredita con su propia normativa: no es lo mismo que este diploma.

Factura. Conviene emitirla ya con el grupo cerrado, porque debe recoger denominación de la acción, código de acción y grupo, descripción del servicio, fechas, horas facturadas y participantes. Si falta algo, puede completarse con un certificado del proveedor que identifique la factura; si hay un error, hace falta factura rectificativa.

Pago y contabilidad. La empresa puede bonificarse antes de pagar, pero la factura debe estar pagada antes del último día hábil para presentar el boletín de diciembre. Gastos y bonificaciones se anotan en cuenta o epígrafe específico.

Después: dejar de tocarlo

Una vez aplicada la bonificación, junta todo en un único expediente y anota la fecha hasta la que hay que conservarlo: cuatro años contados desde que acaba el plazo de presentar los boletines de diciembre de ese ejercicio. Lo que nació en papel se guarda en papel; lo emitido electrónicamente puede quedarse en digital.

Quién genera cada cosa

Reparte el cronograma al abrir el grupo. La empresa es responsable de la RLPT, de la bonificación y de su contabilidad. La organizadora, si la hay, comunica cuando así se acuerda y debe facilitar a la empresa la documentación. El centro que imparte suele producir asistencia, evaluación, diplomas y factura. Lo importante es que cada línea tenga un nombre y que el mismo dato no se teclee cuatro veces: denominación, horas, fechas y participantes tienen que coincidir en todos los documentos.

Ese es el trabajo que hace Cuadernal: escribes el dato una vez y rellena tus plantillas en cada fase. Comprobar que el documento cumple lo exigido sigue siendo tarea tuya.