Cómo comunicar la finalización de un curso bonificado

Comunicar la finalización de un curso bonificado es el trámite que cierra la acción formativa ante FUNDAE y abre la puerta a aplicar la bonificación. Si la comunicación de inicio arranca el expediente, la comunicación de fin lo remata: sin ella, el grupo queda a medias y no se puede bonificar. Aquí vemos cómo hacer el cierre de la acción formativa, qué datos necesitas y en qué plazo.

Qué es la comunicación de finalización

Cuando un grupo termina, hay que informar a FUNDAE, de forma telemática, de que la formación ha concluido y de cómo se ha desarrollado realmente. Es el momento de reflejar quién ha finalizado, quién ha abandonado y qué resultados ha habido.

Esta comunicación es importante por dos motivos. Primero, porque consolida el expediente: fija los datos definitivos frente a los que se comprobará todo en una posible revisión. Segundo, porque es el paso previo imprescindible para aplicarse la bonificación en los seguros sociales; hasta que el grupo no está finalizado, no se puede bonificar.

El plazo para comunicar el fin

Tras la fecha real de finalización del grupo dispones de un plazo para comunicarla: habitualmente 30 días naturales desde que acaba la formación (dato a confirmar en la convocatoria vigente).

Conviene no apurarlo. Dejar el cierre "para más adelante" es un riesgo clásico: se acumulan grupos, se traspapelan las firmas del último día y se llega tarde. Y una finalización fuera de plazo puede dejar el curso incidentado igual que un inicio mal comunicado.

Qué datos cierran el grupo

Para comunicar la finalización necesitas tener el grupo bien documentado:

• Participantes finalizados: quién ha completado la formación cumpliendo los requisitos de asistencia.
• Abandonos: participantes que no la terminaron y en qué momento la dejaron.
• Asistencia completa: partes de firmas en presencial o registros de conexión y actividad en teleformación.
• Cuestionarios de evaluación de la calidad cumplimentados por los participantes.
• Resultados de la formación, según proceda.
• Costes imputados a la acción formativa, para el cálculo posterior de la bonificación.

La coherencia es clave: los participantes finalizados y las horas deben cuadrar con lo que se comunicó al inicio y con la asistencia registrada.

Finalizado o abandono: la diferencia que cuenta

No todos los que empiezan un curso constan como "finalizados". Para considerar a un participante como finalizado suele exigirse un mínimo de asistencia o de conexión respecto a las horas totales de la acción formativa. Quien no llega a ese umbral figura como abandono, con su fecha correspondiente.

Esta distinción no es un detalle: afecta a lo que se puede bonificar por el grupo. Por eso el control de asistencia día a día es tan importante, y por eso conviene no maquillar los datos: es preferible declarar un abandono real que forzar un finalizado que no se sostiene con las firmas. En una revisión, lo que manda es la prueba de asistencia, no la intención.

Cómo hacer el cierre, paso a paso

1. Recoge la asistencia del último tramo y complétala antes de tocar la aplicación.
2. Pasa los cuestionarios de evaluación a los participantes si no lo has hecho ya.
3. Accede a la aplicación de formación programada y localiza el grupo.
4. Marca finalizados y abandonos con sus fechas.
5. Revisa que todo es coherente con el inicio y con la asistencia.
6. Confirma la comunicación de finalización dentro de plazo.
7. Guarda el justificante y archiva el expediente completo.

Después del cierre: la bonificación

Comunicar el fin no es el final del todo, pero sí el desbloqueo. A partir de la comunicación de finalización, la empresa puede aplicarse la bonificación en sus boletines de cotización a la Seguridad Social, dentro de los límites de su crédito de formación. Por eso interesa cerrar los grupos cuanto antes: cada cierre pendiente es una bonificación que se retrasa.

El cierre, sin la carrera final

El problema del cierre no es su dificultad, es su acumulación. Firmas del último día, cuestionarios, abandonos, cuadres de horas… todo cae junto y con un plazo corriendo. Ese "sprint final" por cada grupo es de lo que más tiempo consume en secretaría.

Con una plataforma como Cuadernal, la asistencia y los datos del grupo se van registrando durante el curso, de modo que al terminar el cierre ya está prácticamente hecho: solo revisar y confirmar. Menos carreras contra el plazo y más horas tuyas para lo que de verdad importa.