Cómo preparar una auditoría de FUNDAE

Recibir un requerimiento y tener que preparar una auditoría de FUNDAE es uno de los momentos que más tensión genera en una academia. La buena noticia es que una inspección FUNDAE no busca pillarte: busca que puedas demostrar, con documentación, que la formación se hizo como se declaró. Si tienes los expedientes ordenados, dejar de temerla es cuestión de método.

Qué es y qué revisa una inspección de FUNDAE

La formación bonificada puede ser objeto de comprobaciones posteriores por parte del SEPE y FUNDAE (las llamadas revisiones o inspecciones ex post). En esencia, la revisión de expedientes contrasta que lo bonificado se corresponde con formación real y correctamente documentada.

Sin entrar en el detalle de cada caso, una inspección FUNDAE suele fijarse en:

• Que la acción formativa existió y se desarrolló como se comunicó.
• Que hay evidencias de participación (asistencia, conexión, tiempos).
• Que los costes están justificados y son imputables.
• Que se cumplieron los trámites (comunicaciones, cuestionarios de calidad).

Una no conformidad puede obligar a devolver lo bonificado, a veces con recargos, así que el objetivo es que nada de esto quede sin respaldo.

Qué documentación tener lista

Preparar una auditoría de FUNDAE es, sobre todo, tener el expediente completo antes de que te lo pidan. En términos generales, conviene poder aportar:

1. Documentación de la acción formativa: contenidos, programa, calendario.
2. Evidencias de participación: asistencia o registros de conexión y actividad.
3. Evidencias de evaluación: pruebas realizadas y resultados.
4. Cuestionarios de calidad conforme al modelo oficial.
5. Justificación de costes vinculados a la acción.
6. Comunicaciones de inicio y finalización.

Ten en cuenta que la documentación debe conservarse durante un plazo prolongado tras el curso, por lo que no basta con tenerla el día del cierre: hay que poder recuperarla tiempo después. Confirma el plazo exacto de conservación aplicable a tu caso.

Cómo responder a un requerimiento

Si llega un requerimiento, lo habitual es que se notifique por vía telemática y conceda un plazo para aportar la documentación solicitada. Dos consejos prácticos:

• Revisa el buzón telemático con regularidad; los plazos corren desde la notificación.
• Aporta exactamente lo pedido, ordenado y completo, sin dejar huecos que generen dudas.

No dejes la respuesta para el final del plazo: reunir a última hora un expediente disperso es justo lo que provoca los errores.

Evita las no conformidades más frecuentes

Muchas no conformidades no vienen de fraude, sino de descuidos: falta de evidencias de participación, cuestionarios de calidad no recogidos, documentación incompleta o imposible de localizar. La forma de evitarlas es no depender de reconstruir nada: que las evidencias se generen y se guarden según ocurre el curso.

Si el expediente se va montando solo mientras impartes, cuando llega la inspección FUNDAE ya está hecho.

Un checklist para llegar tranquilo

Más que memorizar normativa, ayuda tener una lista de comprobación que repases al cerrar cada acción formativa, no cuando llega el requerimiento:

• [ ] Programa, contenidos y calendario del curso archivados.
• [ ] Evidencias de participación (asistencia o registros de conexión) completas.
• [ ] Evaluaciones realizadas y resultados guardados.
• [ ] Cuestionarios de calidad recogidos conforme al modelo oficial.
• [ ] Comunicaciones de inicio y finalización realizadas en plazo.
• [ ] Justificación de costes ordenada y vinculada a la acción.
• [ ] Todo localizable y conservado durante el plazo exigido.

Si puedes marcar todas las casillas al terminar cada curso, una inspección FUNDAE deja de ser un sobresalto. La preparación de verdad no ocurre cuando llega el requerimiento, sino cada vez que cierras una acción formativa con el expediente completo.

El tiempo que te ahorras

Preparar una auditoría de FUNDAE a la carrera —rebuscando firmas, correos y archivos— se come días enteros de trabajo. Tener los expedientes ordenados y completos desde el principio convierte ese sobresalto en un simple "descargar y enviar".

Cuadernal está pensado para que la documentación que una inspección puede pedir se genere y se conserve sola mientras formas. Así, afrontar una revisión de expedientes te cuesta minutos en lugar de jornadas.