Certificado de aprovechamiento: un caso práctico de principio a fin

Equipo Cuadernal10 de noviembre de 2026

Un grupo ficticio de 18 participantes, de la hoja de firmas al diploma entregado: cómo clasificar, qué hacer con los casos dudosos y cómo queda el documento rellenado.

Documento con 3 campos variables unidos a celdas de datos, sobre fondo claro, con la etiqueta «Documentación».

Ya vimos qué lleva un modelo de certificado de aprovechamiento. Aquí lo aplicamos a un grupo completo, de la última sesión al diploma entregado, con los casos dudosos que aparecen siempre y que ninguna plantilla resuelve sola.

Caso ficticio. El centro, la empresa, el curso, las personas, las horas y las fechas son inventados. Sirven para enseñar el método, no describen a nadie.

El punto de partida

Un centro imparte para una empresa un curso bonificado de «Gestión de nóminas»: 40 horas en modalidad presencial, de lunes a viernes, 4 horas al día, del 19 al 30 de octubre de 2026. Hay 18 participantes. El formador ha llevado la hoja de firmas por sesión y ha hecho una prueba final con un umbral de superación que el centro fijó por escrito antes de empezar.

En la formación bonificada, el documento depende de dos datos y en este orden:

¿Ha finalizado? En presencial, se considera finalizado a quien ha asistido al menos al 75 % de las horas. Aquí, 30 de 40.
¿Tiene evaluación positiva? Si la tiene, recibe el diploma acreditativo, que es lo que muchos centros llaman certificado de aprovechamiento. Si ha finalizado sin ella, recibe el certificado de asistencia. Así lo reparte el artículo 7.2 del Real Decreto 694/2017.

Paso 1: la hoja de clasificación

Antes de abrir ninguna plantilla, el centro cruza la hoja de firmas con el resultado de la prueba. Este es el resultado del grupo ficticio:

12 participantes con 30 horas o más y evaluación positiva: diploma.
3 participantes con 30 horas o más y sin evaluación positiva: certificado de asistencia.
1 participante con 28 horas que aprobó la prueba final: caso dudoso.
1 participante con 26 horas que no se presentó a la prueba: no ha finalizado.
1 participante que causó baja con 8 horas: no ha finalizado.

La suma de control es 12 + 3 + 1 + 1 + 1 = 18. Si no da el total del grupo, alguien está sin clasificar o aparece dos veces. Para llegar a esta lista con las horas de cada persona ya sumadas, sirve la plantilla de control de asistencia.

Paso 2: resolver los casos dudosos

El caso de las 28 horas es el que más dudas genera. Aprobó la prueba, pero no llega al 75 % de asistencia, así que no consta como finalizada y su formación no se puede bonificar. La norma no dice de forma expresa si puede recibir el diploma.

El centro del ejemplo lo había decidido antes del curso y lo tenía escrito en su procedimiento: solo se emite diploma o certificado de asistencia a quien ha finalizado. A quien no llega le ofrece, si lo pide, una constancia de las horas cursadas con otro título, para no confundirla con los documentos del curso completo. Es un criterio del centro, no una regla oficial. Lo importante es fijarlo antes y aplicarlo igual a todo el grupo.

Los otros dos casos son más sencillos: no han finalizado, no reciben ninguno de los dos documentos y quedan fuera de la comunicación de finalización como participantes finalizados.

Paso 3: el diploma rellenado

El modelo facultativo de diploma que publica FUNDAE recoge la persona y su NIF, la empresa y su CIF, la acción formativa, el código de acción y grupo, las fechas, las horas, la modalidad y los contenidos en el dorso. Lleva además tres huecos de firma y fecha: firma y sello de la entidad responsable de impartir la formación, fecha de expedición y firma de la persona trabajadora. FUNDAE recomienda que los modelos propios incluyan esa información. Así quedaría el diploma de una de las doce personas del ejemplo:

DIPLOMA ACREDITATIVO

D./Dña. [nombre y apellidos], con NIF [NIF], que presta sus servicios en la empresa [razón social], con CIF [CIF], ha superado con evaluación positiva la acción formativa «Gestión de nóminas».

Código de acción/grupo: [código]/[grupo]. Durante los días 19 al 30 de octubre de 2026, con una duración total de 40 horas en la modalidad presencial.

Contenidos impartidos: al dorso.

Firma y sello de la entidad responsable de impartir la formación. Fecha de expedición: [fecha]. Firma de la persona trabajadora.

Los corchetes salen de la lista del paso 1 o de los datos del grupo. Nada se teclea de memoria. Si el curso hubiera sido mixto, la Orden TAS/2307/2007 pide indicar cuántas horas fueron presenciales y cuántas en teleformación, no solo el total.

El certificado de asistencia de las tres personas restantes usa la misma base y cambia una sola frase: «ha realizado la acción formativa» en lugar de «ha superado con evaluación positiva».

Paso 4: generar, revisar y entregar

Con la lista cerrada, el centro genera dos lotes, cada uno con su plantilla: 12 diplomas y 3 certificados. Puede hacerlo con una combinación de correspondencia o con una herramienta que genera y organiza documentación a partir de los datos del curso, como Cuadernal. El método importa menos que la regla: la lista se escribe una vez y alimenta los dos lotes.

Antes de entregar, revisa tres cosas:

Los recuentos: 12 diplomas y 3 certificados, igual que la hoja de clasificación.
Una muestra: el primero, el último y el nombre más largo del lote.
Los datos comunes: fechas, horas y contenidos, que si están bien en uno lo están en todos.

El plazo máximo de entrega es de dos meses desde la finalización. Para un curso que acaba el viernes 30 de octubre de 2026, el límite es el 30 de diciembre de 2026. El centro del ejemplo se pone una fecha interna mucho antes, el viernes 13 de noviembre, porque el dato está fresco.

En la bonificada debe quedar constancia de la entrega. Si se envían por correo electrónico, FUNDAE indica que hay que poder acreditarlo con recibís firmados por los participantes. Esa acreditación forma parte de la documentación obligatoria del curso bonificado y se conserva cuatro años, contados desde que acaba el plazo de presentar los boletines de diciembre del ejercicio.

Qué cambiaría en otros escenarios

Teleformación: el paso 1 no se mide en horas. Finaliza quien ha hecho al menos el 75 % de los controles de aprendizaje. Con 20 controles, la línea está en 15.
Formación subvencionada: el reparto entre diploma y certificado de asistencia es el mismo, pero la expedición sigue lo que establezca la Administración competente. Usa el modelo de tu convocatoria si lo hay.
Curso privado: ninguna de estas normas fija el umbral ni el contenido. Puedes aplicar el mismo método con tus propias reglas, siempre que dejes claro qué acredita cada documento. Lo resumimos en la guía de certificados de formación.
Certificado profesional (antes, certificado de profesionalidad): es un título oficial con su propia regulación. Nada de este caso se le aplica.

La lección del caso cabe en una línea: la hoja de clasificación se hace antes que el primer diploma, y los casos dudosos se deciden con un criterio escrito, no al abrir la plantilla.