Qué automatizaciones ahorran más tiempo en tu academia: cómo ordenarlas

No existe una lista universal de «las automatizaciones que más ahorran». Depende de cuántos alumnos matriculas, cuántos documentos genera cada uno y cuánto te cuesta montar cada cambio. Lo que sí existe es una forma de ordenarlas para tu academia en una tarde, con dos números por tarea. Qué tareas se pueden automatizar ya lo repasamos en qué tareas administrativas se pueden automatizar. Aquí se trata de decidir por cuál empezar.

Los dos números que importan

1. Horas que recuperas al mes. Veces que haces la tarea al mes × minutos que tardas hoy, menos los minutos que seguirás dedicando después a revisar. Una automatización casi nunca deja la tarea en cero: alguien tiene que mirar el resultado.
2. Horas de puesta en marcha. Lo que te cuesta prepararla: ordenar los datos, ajustar la plantilla, probarla con un grupo real.

Con esos dos números sacas un tercero: meses para recuperar la puesta en marcha = horas de puesta en marcha ÷ horas recuperadas al mes. Es una cuenta de horas, no de euros, y no necesitas más.

Un ejemplo con cinco tareas

Todas las cifras de este ejemplo son ficticias. Una academia imaginaria matricula 25 alumnos al mes repartidos en 3 grupos. Su secretaría ha cronometrado una semana normal y ha estimado cuánto le costaría montar cada automatización:

• A. Pasar los datos del formulario a la hoja de alumnos. 25 matrículas × 8 minutos. Después de automatizar, 1 minuto de revisión por matrícula. Recupera unas 2,9 horas al mes. Puesta en marcha: 4 horas.
• B. Rellenar los documentos de cada alumno (ficha, hoja de firmas, diploma y certificado). 25 alumnos × 4 documentos × 6 minutos. Después, 2 minutos de revisión por alumno. Recupera unas 9,2 horas al mes. Puesta en marcha: 12 horas.
• C. Enviar la confirmación de matrícula. 25 × 5 minutos, sin revisión posterior porque sale de una plantilla fija. Recupera unas 2,1 horas al mes. Puesta en marcha: 2 horas.
• D. Recordatorios de inicio y de documentación pendiente. 3 grupos × 3 avisos × 15 minutos. Recupera unas 2,3 horas al mes. Puesta en marcha: 3 horas.
• E. Informe mensual para la dirección. 2 horas al mes, que pasan a 30 minutos de revisión. Recupera 1,5 horas al mes. Puesta en marcha: 10 horas.

Dos rankings distintos

Ordenadas por horas recuperadas al mes, de más a menos:

1. B, documentos por alumno: 9,2 horas.
2. A, pasar datos del formulario: 2,9 horas.
3. D, recordatorios: 2,3 horas.
4. C, confirmación: 2,1 horas.
5. E, informe mensual: 1,5 horas.

Ordenadas por meses para recuperar la puesta en marcha, de antes a después:

1. C, confirmación: menos de un mes.
2. B, documentos por alumno: unos 1,3 meses.
3. D, recordatorios: unos 1,3 meses.
4. A, pasar datos del formulario: unos 1,4 meses.
5. E, informe mensual: casi 7 meses.

La lectura de este caso ficticio: la confirmación es la victoria rápida, la que conviene hacer la primera semana porque se paga sola enseguida y anima al equipo. Los documentos por alumno son la victoria grande, la que más horas devuelve, y aun con la puesta en marcha más cara se recuperan pronto. El informe mensual, en cambio, puede esperar: tarda meses en devolver lo invertido.

Fíjate también en la relación entre A y B. Si los datos del formulario no llegan limpios a un único sitio, automatizar los documentos cuesta más, porque cada documento bebe de una fuente desordenada. Por eso a veces conviene hacer A antes que B aunque rinda menos: es la base de la siguiente.

Plantilla para tu academia

Copia esto para cada tarea candidata:

• Tarea:
• Veces al mes:
• Minutos por vez hoy:
• Minutos por vez que quedarán para revisar:
• Horas recuperadas al mes = veces × (minutos hoy − minutos de revisión) ÷ 60
• Horas de puesta en marcha:
• Meses para recuperarlas = puesta en marcha ÷ horas recuperadas al mes
• ¿Depende de otra tarea que haya que ordenar antes?

Para que los minutos sean reales, cronometra durante una semana normal, no la de inicio de curso ni la de vacaciones. Si tienes temporadas muy marcadas, haz la cuenta con el mes medio y aparte con el mes punta: una automatización que no compensa en marzo puede compensar de sobra en septiembre. Para la matrícula en particular, tienes una cuenta más detallada en cuánto tiempo se ahorra al automatizar la matrícula.

Lo que no entra en la cuenta

• Los errores evitados. Un dato copiado a mano en cuatro documentos puede salir mal en cuatro sitios. Escribirlo una vez y reutilizarlo reduce las erratas de transcripción, aunque no sepas ponerle minutos.
• La dependencia de una persona. Una tarea que solo sabe hacer alguien del equipo es un riesgo aunque cueste poco tiempo.
• La revisión que no debe desaparecer. Los documentos que firmas o envías a quien financia el curso necesitan que una persona los mire antes de salir. No pongas a cero esos minutos de revisión para que la cuenta salga mejor.

Si tu cuenta señala a los documentos por alumno como la tarea grande, el paso siguiente es ver cómo generar la documentación de toda una edición sin rellenar plantillas a mano.